Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable

2. Marco legal

Artículo 15 de la Constitución Política, Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), Decreto 090 de 2018, Circular Única de la SIC y demás normas que las modifiquen o complementen. La vigilancia corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Delegatura para la Protección de Datos Personales.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej., datos de salud).
• Responsable: quien decide sobre las bases de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
• Transferencia / Transmisión: envío de datos a otro Responsable / comunicación de datos a un Encargado para tratamiento por cuenta del Responsable.

4. Principios rectores

Todo tratamiento observa los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Roles: Responsable y Encargado

Activisport es una plataforma multi-tenant. Cada academia deportiva ("Cliente") actúa como Responsable de los datos de sus alumnos, acudientes, docentes y usuarios; Activisport actúa como Encargado que los trata por cuenta y bajo las instrucciones del Cliente, conforme al acuerdo de tratamiento incorporado en los Términos de Servicio. Respecto de los datos de contacto comercial y facturación de los propios Clientes, Activisport actúa como Responsable y aplica directamente esta Política.

6. Bases de datos y categorías tratadas

7. Finalidades del tratamiento

• Gestionar la inscripción, el historial y la asistencia de alumnos en cada academia.
• Administrar clases, disciplinas, docentes, pagos y reportes contables.
• Permitir el acceso de acudientes al Portal del Padre.
• Enviar comunicaciones transaccionales del servicio.
• Atender solicitudes de soporte y requerimientos de autoridades.
• Atender emergencias de salud del alumno con base en la ficha médica autorizada.
• Gestionar la relación comercial y de facturación con los Clientes.

Los datos no se venden, alquilan ni utilizan para fines publicitarios de terceros.

8. Autorización: obtención, prueba y revocación

La autorización se obtiene de manera previa, expresa e informada a través de los formularios de inscripción y registro (digitales o físicos) antes de la recolección, e informa el tratamiento, sus finalidades, el carácter facultativo de los datos sensibles, los derechos del Titular y la identificación del Responsable (art. 12, Decreto 1377 de 2013). Para datos sensibles de salud se utiliza una autorización separada. Se conserva evidencia de cada autorización (fecha, medio, versión del texto e identificación del otorgante). El Titular puede revocarla en cualquier momento escribiendo a administrador@activisport.club, sin efectos retroactivos y salvo deber legal o contractual de conservar el dato.

9. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

• El suministro de datos sensibles es facultativo; la negativa no condiciona el servicio, salvo las excepciones legales.
• Se requiere autorización previa, expresa, informada y separada; en el caso de menores, la otorga el padre, madre o representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado según su madurez.
• El tratamiento de datos de menores responde siempre a su interés superior (arts. 7 Ley 1581 y 12 D.1377).
• Estos datos se usan exclusivamente para las finalidades autorizadas (seguridad del alumno y atención de emergencias) y tienen acceso restringido.

10. Derechos del Titular

Conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso dado a sus datos; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando proceda; y presentar quejas ante la SIC una vez agotado el trámite ante el Responsable o Encargado (art. 16, Ley 1581).

11. Área responsable y procedimiento de consultas y reclamos

Sergio David Sepúlveda Montoya, como titular del emprendimiento, es el responsable interno de la atención de solicitudes en administrador@activisport.club.

1. Solicitud: indicar nombre completo, identificación, descripción del requerimiento, dirección o correo de notificación y soportes si aplica.
2. Acuse de recibo: dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
3. Consultas: respuesta en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más con aviso previo (art. 14, Ley 1581).
4. Reclamos: si está incompleto se requiere al Titular dentro de cinco (5) días; el reclamo completo se atiende en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más con aviso previo; mientras esté en trámite el dato se marca "reclamo en trámite" (art. 15, Ley 1581).
5. Escalamiento: agotado el trámite, el Titular puede acudir a la SIC (www.sic.gov.co).

Cuando Activisport actúe como Encargado, trasladará la solicitud a la academia Responsable dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, informando al Titular. Una vez Activisport traslade el requerimiento al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, cesará su responsabilidad sobre los tiempos legales de respuesta. Será obligación exclusiva del Cliente (Responsable) responder de fondo al Titular en los plazos establecidos por la Ley 1581 de 2012.

12. Encargados, sub-encargados y transmisiones internacionales

El tratamiento se apoya en proveedores tecnológicos: Railway (alojamiento de aplicación y base de datos, Estados Unidos — región us-east4, Virginia), Resend (correos transaccionales, Estados Unidos) y Mercado Pago (procesamiento de pagos). Las transmisiones internacionales se amparan en garantías contractuales que imponen obligaciones de seguridad, confidencialidad y uso restringido equivalentes a las de la Ley 1581 de 2012 (art. 26, Decreto 1377 de 2013). El detalle por proveedor consta en la Política de Privacidad.

13. Medidas de seguridad

• Segregación de datos por academia (multi-tenant con validación en cada consulta).
• Credenciales almacenadas con hashing; conexiones cifradas (HTTPS/TLS).
• Control de acceso por roles y permisos, verificado antes de cada operación de escritura.
• Registros de auditoría de cambios sensibles y copias de seguridad periódicas.
• Gestión de incidentes: evaluación en 24 horas, notificación a Clientes afectados, reporte a la SIC en un plazo no superior a 72 horas y comunicación a Titulares en caso de alto riesgo.

14. Conservación y supresión

Los datos se conservan mientras subsistan las finalidades del tratamiento y los plazos legales, contables y de auditoría aplicables, conforme a la tabla de retención de la Política de Privacidad (alumnos: relación + 5 años; salud: relación + 10 años; docentes: vinculación + 3 años; registros contables: 10 años; soporte: 2 años; auditoría: 1 año; Clientes: contrato + 5 años). Vencidos los plazos, los datos se suprimen o anonimizan de forma segura.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

Conforme al Decreto 090 de 2018, el Responsable, al operar como persona natural, no se encuentra actualmente obligado a la inscripción en el RNBD. Si el negocio se constituye como sociedad y supera el umbral de 100.000 UVT en activos totales, registrará sus bases de datos ante la SIC.

16. Vigencia

Esta Política rige a partir del 7 de julio de 2026 y permanecerá vigente mientras se realice tratamiento de datos personales. Las bases de datos se conservarán mientras se mantengan las finalidades del tratamiento y los plazos indicados en la sección 14. Los cambios sustanciales se comunicarán a los Clientes y Titulares antes de su entrada en vigencia y se reflejarán en la fecha de actualización del encabezado.